Una obra puede ir bien en campo y perder dinero en la oficina: estimaciones que se cobran tarde, compras sin orden, subcontratistas sin contrato firmado o una bitácora que nadie actualiza. La administración de obra es la parte de la gestión que gestiona todo eso, y de ella depende que el trabajo bien hecho en campo se convierta en una obra rentable y bien documentada.
Este artículo forma parte de nuestra guía de gestión de obra en México. Aquí verás qué abarca la administración de obra, quién la lleva, cómo organizarla paso a paso y en qué se diferencia de la "obra por administración", un término parecido que significa otra cosa. Si lo que buscas es una herramienta para llevarla, lo cubrimos en software de administración de obra en México.
Qué es la administración de obra
La administración de obra es el conjunto de tareas administrativas, económicas y documentales que acompañan la ejecución de un proyecto: contratos, presupuesto y costos, compras, estimaciones y cobranza, pagos a proveedores y subcontratistas, personal y documentación. Mientras la supervisión vigila lo que pasa en campo, la administración verifica que todo eso quede contratado, registrado, cobrado y pagado correctamente.
Administración de obra vs. obra por administración
Son dos cosas distintas que se buscan con palabras casi iguales:
| Administración de obra | Obra por administración | |
|---|---|---|
| Qué es | La gestión administrativa de cualquier obra | Una forma de contratar la obra |
| Cómo funciona | Aplica a cualquier tipo de contrato | El cliente paga los costos reales (materiales, mano de obra, equipo) más un porcentaje u honorario al constructor |
| Riesgo de sobrecosto | Lo asume quien tenga el riesgo según el contrato | Recae principalmente en el cliente |
| Exigencia de control | Alta en todos los casos | Muy alta: cada gasto debe estar comprobado ante el cliente |
En obra pública, la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas prevé además la ejecución por administración directa, en la que la propia dependencia ejecuta los trabajos con sus recursos en lugar de contratarlos.
Si trabajas obra por administración, la administración de obra es todavía más importante: sin comprobantes ordenados por concepto, el cliente no puede validar lo que se le cobra.
Las áreas de la administración de obra
Contratos. Contrato con el cliente, contratos con subcontratistas y destajistas, fianzas (anticipo, cumplimiento, vicios ocultos) y convenios modificatorios cuando cambian el alcance, el plazo o el monto.
