Las certificaciones de subcontratas son el proceso mediante el cual el contratista reconoce formalmente qué parte del trabajo contratado ha sido ejecutada por la subcontrata y, en consecuencia, qué parte del precio debe abonarse.
Parece simple. En la práctica, es uno de los procesos más conflictivos y más costosos de la gestión de obras cuando no está bien estructurado.
Una subcontrata que certifica el 80% de avance cuando realmente lleva el 60% está anticipando cobros que no le corresponden. Un modificado ejecutado sin orden escrita que la subcontrata incluye en la certificación como parte del contrato original. Una retención de garantía que no se aplica porque nadie lleva el control.
Esta guía te explica cómo estructurar el proceso de certificación de subcontratas para que sea preciso, trazable y esté vinculado al control de costes de la obra en tiempo real.
Qué es una certificación de subcontrata
Una certificación de subcontrata es el documento mediante el cual el contratista reconoce formalmente el trabajo ejecutado por la subcontrata durante un período determinado (habitualmente mensual) y aprueba el pago correspondiente según el precio contratado.
La certificación no es la factura —es el paso previo. Primero se certifica (se reconoce la producción), luego la subcontrata factura sobre la base de lo certificado.
Esta distinción es importante porque la certificación es el documento que genera el derecho al cobro de la subcontrata, la factura debe coincidir con la certificación aprobada, y la retención de garantía se aplica sobre cada certificación antes de que la subcontrata facture.
Tipos de certificación según el tipo de contrato
Contrato por precio cerrado
La certificación se hace por porcentaje de avance sobre el importe total del contrato. El porcentaje de avance debe ser verificado físicamente por el jefe de obra —no se certifica por lo que dice la subcontrata, sino por lo que el jefe de obra verifica en campo.
Contrato por unidades de obra
La certificación se hace por medición real de las unidades ejecutadas, a los precios unitarios del contrato. La medición debe hacerse conjuntamente con la subcontrata o con verificación independiente del jefe de obra.
Contrato por administración
La certificación se hace por horas trabajadas más materiales consumidos, según los registros del período. Los partes de trabajo son el documento soporte de la certificación en este tipo de contrato.
El proceso correcto de certificación de subcontratas
Paso 1 — La subcontrata presenta su propuesta de certificación. Al final de cada período, la subcontrata presenta al jefe de obra su propuesta: el porcentaje de avance o la medición de unidades que considera ejecutadas.
Paso 2 — El jefe de obra verifica el avance en campo. El jefe de obra comprueba físicamente que el avance declarado corresponde a la realidad. En contratos por unidades, realiza la medición conjunta con el encargado de la subcontrata.
Paso 3 — Acuerdo o negociación del avance. Si la propuesta y la verificación no coinciden, se negocia el avance certificable. Este proceso debe quedar documentado.
Paso 4 — Emisión de la certificación aprobada. La oficina técnica emite el documento de certificación aprobada: período certificado, unidades o porcentaje aprobado, importe bruto, retención de garantía aplicada e importe neto a facturar.
Paso 5 — La subcontrata factura sobre la certificación aprobada. La factura de la subcontrata debe coincidir exactamente con la certificación aprobada.
Paso 6 — Registro en el control de costes. El importe certificado se registra en el sistema de gestión como coste real acumulado de la partida correspondiente.
Cómo medir el avance de una subcontrata
Por hitos físicos verificables: definir de antemano qué hitos corresponden a qué porcentaje del contrato. Por ejemplo, en una instalación eléctrica: canalizaciones completadas = 30%; cableado completado = 60%; mecanismos y cuadros = 80%; pruebas y puesta en servicio = 100%. Este método reduce la subjetividad.
Por medición directa de unidades: en contratos por unidades, medir físicamente las unidades ejecutadas con el apoyo de planos actualizados.
Por coste incurrido proporcional: estimar el avance en proporción al coste incurrido por la subcontrata. Menos preciso pero útil como contraste para validar las estimaciones visuales.
Retención de garantía en certificaciones de subcontratas
La retención de garantía es el porcentaje que el contratista retiene sobre cada certificación hasta que transcurre el período de garantía acordado. Su objetivo es disponer de un colchón económico para exigir a la subcontrata que corrija los defectos que aparezcan después de la entrega.
Lo habitual en el sector de la construcción en España: retención del 5% al 10% sobre cada certificación, período de retención de 12 meses desde la recepción del trabajo, y devolución de la retención tras el período si no hay defectos pendientes.
Cómo aplicarla: la retención se descuenta del importe bruto de cada certificación antes de que la subcontrata facture. Por ejemplo: certificación bruta 12.000 €, retención de garantía (5%) −600 €, importe neto a facturar 11.400 €.
Certificaciones y modificados: cómo separarlos
Los trabajos adicionales deben certificarse en una línea separada de la certificación, indicando explícitamente que corresponden a un modificado con referencia a la orden de modificación aprobada.
Si no hay orden de modificación aprobada, los trabajos adicionales no deben incluirse en la certificación —deben negociarse primero y, una vez acordados, añadirse al control como un modificado registrado.
Errores más frecuentes en certificaciones de subcontratas
Certificar sin verificar el avance real. El jefe de obra firma la certificación sin salir de la oficina a verificar el avance. Un mes de sobrecertificación puede no ser grave. Tres meses acumulados pueden suponer que la subcontrata ha cobrado el 80% del contrato habiendo ejecutado el 60%.
No aplicar la retención de garantía sistemáticamente. Si la subcontrata termina los trabajos y hay defectos, el contratista no tiene palanca para exigir los repasos porque ya ha pagado el 100%.
Mezclar contrato y modificados. Certificar trabajos adicionales sin orden de modificación aprobada implica reconocer implícitamente que eran parte del contrato original.
No registrar las certificaciones en el control de costes. Si las certificaciones aprobadas no se registran en el sistema, la desviación presupuestaria de la partida es invisible hasta que llega la factura.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia se certifican las subcontratas?
La frecuencia más habitual es mensual, aunque en contratos de larga duración o de gran importe puede ser quincenal. La frecuencia debe estar establecida en el contrato de subcontrata desde el inicio.
¿La subcontrata puede negarse a la medición conjunta?
No. La medición conjunta es el mecanismo de verificación del avance. Si la subcontrata se niega, el contratista tiene derecho a hacer la medición de forma unilateral con testigos y documentarla.
¿Qué pasa si la subcontrata factura por encima de la certificación aprobada?
El contratista solo está obligado a pagar lo que está certificado. El exceso puede devolverse o dejarse como anticipo a cuenta de la siguiente certificación si se ha acordado así.
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