El momento más arriesgado de la relación con una subcontrata no es cuando algo sale mal —es cuando empieza a trabajar sin que nadie haya verificado si cumple los requisitos mínimos.
Un subcontratista sin seguro de responsabilidad civil vigente, con trabajadores sin formación en PRL, con deudas con la Seguridad Social o sin inscripción en el REA no es solo un problema legal para él. Es un problema económico y legal para el contratista que le ha contratado.
La homologación de subcontratas es el proceso que previene exactamente esos problemas: verificar, antes de que empiece a trabajar, que la empresa cumple los requisitos legales y técnicos mínimos para hacerlo con seguridad y garantías.
Qué es la homologación de subcontratas y por qué es obligatoria
La homologación de subcontratas es el proceso interno mediante el cual el contratista verifica que una empresa cumple los requisitos legales, técnicos y económicos para trabajar en sus obras.
Aunque la Ley 32/2006 no usa literalmente el término "homologación", sí establece obligaciones claras para el contratista que la hacen necesaria en la práctica: verificar que la subcontrata está inscrita en el REA, asegurarse de que los trabajadores tienen formación en PRL, garantizar el cumplimiento del Plan de Seguridad y Salud, y verificar que la subcontrata está al corriente con la Seguridad Social (por la responsabilidad solidaria del contratista).
Sin un proceso formal de homologación, el contratista no puede garantizar que está cumpliendo estas obligaciones y ante una inspección de trabajo o un accidente, la responsabilidad recae sobre él.
Documentación obligatoria para la homologación
Esta es la documentación mínima que el contratista debe verificar y archivar para cada subcontrata:
Documentación legal y fiscal
| Documento | Qué verifica | Caducidad |
|---|---|---|
| Inscripción en el REA | Empresa habilitada para subcontratar | Renovación periódica según CCAA |
| Alta en el IAE | Actividad económica declarada | Vigente mientras opera |
| Certificado AEAT | Al corriente con Hacienda | 3-6 meses |
| Certificado TGSS | Al corriente con Seguridad Social | 3-6 meses |
| Escritura de constitución + poderes | Identidad y representación | Sin caducidad (actualizar si cambia) |
Documentación de seguro
| Documento | Qué verifica | Caducidad |
|---|---|---|
| Póliza RC general | Cobertura daños a terceros | Anual |
| Recibo de pago vigente | Póliza en vigor (no solo contratada) | Anual |
| Póliza RC patronal | Cobertura accidentes de trabajadores | Anual (recomendable) |
Documentación de PRL
| Documento | Qué verifica | Caducidad |
|---|---|---|
| Plan de Prevención de Riesgos | Gestión interna de PRL de la empresa | Anual o cuando cambia |
| Evaluación de riesgos | Riesgos específicos de su actividad | Cuando cambian las condiciones |
| Acreditaciones formación PRL trabajadores | Trabajadores con formación en PRL | Por trabajador |
| Concierto con SPA o servicio propio PRL | Vigilancia de la salud | Anual |
Proceso de homologación paso a paso
Paso 1 — Solicitud de documentación a la subcontrata. Antes de incorporar a la subcontrata a la obra, enviarle un listado de la documentación requerida con el plazo para entregarla. No se incorpora ninguna empresa a la obra sin tener la documentación completa.
Paso 2 — Verificación de la inscripción en el REA. Comprueba la inscripción en el portal del Ministerio de Trabajo (INCUAL) o en el portal de la comunidad autónoma correspondiente, por ejemplo en Cantabria o Madrid. No basta con que la empresa diga que está inscrita —hay que verificarlo directamente.
Paso 3 — Verificación de los certificados de Hacienda y Seguridad Social. Los certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social tienen fecha de expedición y caducidad. Verifica que son recientes (no más de 3 meses) y que los datos corresponden a la empresa que vas a contratar.
Paso 4 — Revisión de la póliza de seguro de RC. Comprueba que la póliza está en vigor (el recibo de pago es más fiable que el certificado de seguro) y que las coberturas son suficientes para el tipo de trabajos a desarrollar.
Paso 5 — Verificación de la formación PRL de los trabajadores. Antes de que los trabajadores de la subcontrata entren en obra, verifica que tienen la formación en PRL exigida por el Plan de Seguridad y Salud.
Paso 6 — Archivo y registro. Toda la documentación verificada debe archivarse con la fecha de verificación y la fecha de caducidad de cada documento. Esto es lo que te protege ante una inspección.
Paso 7 — Alta en la base de datos de subcontratas. Una vez verificada la documentación, registra a la subcontrata en tu base de datos interna con el resultado de la homologación, las fechas de caducidad de cada documento y el estado de homologación (activo, condicionado, no homologado).
Cuándo renovar la homologación
La homologación no es un trámite único —es un proceso continuo. Estos son los momentos en que debe renovarse o verificarse:
- Antes de incorporar a la empresa a una nueva obra (aunque ya haya trabajado antes)
- Cuando caduca cualquier documento: seguros (anuales), certificados Hacienda/TGSS (3-6 meses)
- Cuando hay cambios en la empresa: cambio de razón social, cambio de representante legal, cambio de actividad
- Cuando hay cambios en el equipo humano: incorporación de nuevos trabajadores que van a trabajar en obra
Preguntas frecuentes
¿Puedo incorporar una subcontrata a la obra mientras espero su documentación de homologación?
No es recomendable. Si hay un accidente o una inspección antes de tener la documentación completa, el contratista puede ser sancionado. En casos urgentes, es posible hacer una incorporación condicionada con un plazo máximo para completar la documentación —pero debe quedar registrado.
¿La homologación tiene que renovarse cada año?
Depende de los documentos. Los seguros y los certificados de Hacienda/TGSS tienen caducidad anual o semestral, así que la homologación debe verificarse al menos una vez al año por empresa activa.
¿El REA tiene que ser de la misma comunidad autónoma donde se ejecuta la obra?
El REA es por comunidad autónoma, pero la inscripción en cualquier comunidad autónoma española tiene validez en todo el territorio nacional.
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